個人の効率性と会議の管理のトレーニングコース

自分自身と他者を理解する

• 会議への参加を依頼することは、相手に自らの優先事項を押し付けることだと認識できる
• 私たちの行動パターンを形成している要因とは何か？
• 自分の振る舞いが他者にどのような影響を与えているか理解できているか？相手は常に期待通りまたは適切な反応を示してくれるだろうか？そうでない場合、その理由は何か…？

会議管理のプロセス

• なぜ会議が必要なのか。他の選択肢はあるのか。それらの方が望ましいケースも存在するのだろうか？
• 会議の開催要請、運営、準備にあたるプロセス：
  • 会議の目的や扱うテーマ、想定される所要時間などを網羅した有意義な議題表作成
  • 本当に必要な人物だけを招待する。余分な人員は招かない
  • 関連性の高い発言のみを受け入れつつ無関係なコメントは制限することで、議題および時間管理を行う
  • 詳細な議事録ではなくとも、少なくとも実行すべきアクション項目を明確化する
  • 必要に応じてフォローアップ会議の手配を行う

会議への出席に関して

• 招待されたすべての会議に必ず出席しなければならないのか？
• どのような基準で参加するか否かを判断すればよいのか？
• 欠席申請を行う際、どのような理由が正当とみなされるのか？
• 会議中に他の出席者や話題、時間配分に関連して許可される行動範囲はどこまでか？

その他：個人の効率性および時間管理に関する課題

• 個人・職務上の目標設定とそれに沿った実践ができる
• 仕事の優先順位付け：
  • 何をまず取り組むべきか判断する方法
  • タスクをどのように重要度順に並べるのか？
• 従業員から奪われる時間：部下や同僚は私のために働いてくれているのか、それとも逆なのか…？
• 時間窃盗の要因と対策：以下のような要因が時間を奪っている。これらへの対応方法について学ぶ。
  • メール
  • 電話
  • 予期せぬ中断事態
  • 先延ばし癖などの自己防衛行動
  • その他の要素も含めて考察する
• 効果的な権限委譲ができる
• 折衷案を模索したり「ノー」と断る術を身につけるなど、自信を持ったコミュニケーションが行える