個人の効率性と会議の管理のトレーニングコース

自分と他者への理解

• 他人に会議出席を依頼することで、自分の優先順位リストを押し付けていることを認識すること
• 私たちがどのように行動するのかの理由は何か？
• 私たちの行動が他の人にどのような影響を与えているかを意識していますか？彼らは常に私たちが望むように、またはべきであるように反応しますか？そうでない場合、なぜでしょうか…？

会議管理プロセス

• 会議が必要な理由は何か；代替手段は何か；それらの代替手段が好ましいのか？
• 会議の呼びかけ、管理、準備に関するプロセス:
  • 会議の目的、取り扱うテーマ、提案される時間などをカバーする意味のある議題を作成すること
  • 適切な人だけを招待し、他の人は招待しないこと
  • 会議を管理すること：関連性のある貢献のみを許可する（ただし、関連性の有無を見極めることが重要）、議題に沿って進行する、時間内に収めること
  • 出力を作成すること：詳細な議事録ではなくても、少なくともアクションアイテムを作成すること
  • フォローアップ会議を設定すること

会議への出席

• 招待されたすべての会議に出席する必要があるのか？
• 会議に出席するかどうかを決定する方法は何か？
• 出席を辞退する正当な理由は何ですか？
• 会議中、他の参加者、取り扱われるテーマ、時間に関して何を行うことが許されるのか？

その他の個人の効率性と時間管理に関する課題

• 目標設定 - 個人および専門的な目標を立て、それに従う方法
• 業務優先順位
  • 何が必要であるかを決定する方法は何か？
  • これらの活動を優先する方法は何か？
• 従業員による時間の奪取：部下や同僚は私のために働いているのか、それとも私が彼らのために働いているのか…？
• 時間泥棒：他に何が私の時間を奪っているのか、どう対処できるか
  • メール
  • 電話
  • 予定外の中断
  • 置き換え活動：先延ばし…
  • その他のもの…
• 効果的な委任
• アサーシブネス：妥協点を見つける；効果的に「ノー」と言う方法を学ぶ