個人の効率化と会議管理のトレーニングコース

自分自身と他者への理解

• 他者に会議への参加を求めることは、自分の優先事項のリストを押し付けると理解すること
• なぜ私たちはそのように行動するのか
• 自分の行動が他者にどのように影響を与えるかを認識しているか：常に期待通りに、あるいはあるべき形で反応してもらえているか？そうでない場合、その理由は何なのか？

会議管理のプロセス

• なぜその会議が必要なのか、代替手段は何か、代替手段の方が好ましいことはあるのか
• 会議の招集、進行、準備のためのプロセス：
  • 会議の目的、取り扱う議題、推奨タイムテーブルを含む有意義な議題を作成する
  • 必要な人だけ（それ以外の誰でもない）を招待する
  • 会議の進行管理：関連する発言のみ許可する（ただし、関連性と無関係性の区別に注意を払う）；議題に従う；時間を守る
  • 成果物を作成する：詳細な議事録である必要はないが、少なくともアクションアイテムを含める
  • フォローアップ会議の手配

会議への参加

• 招待されたすべての会議に参加する必要があるのか
• 会議への参加（あるいは不参加）をどう判断するのか
• 参加を断るための正当な理由とは何か
• 会議中に、参加者、議論される議題、タイムスケジュールに関連して、他に許可されていることは何か

その他の個人の効率化と時間管理に関する課題

• 個人の目標と専門的な目標の設定、およびそれらの達成
• 業務の優先順位付け
  • 何をすべきかどう決めるのか
  • これらの活動をどう優先順位付けするのか
• 従業員による時間の支配：スタッフや同僚は私のために働いているのか、それとも私が彼らのために働いているのか？
• 時間の奪い手：他に何が私の時間を奪っているのか、そしてそれに対して何ができるのか？
  • 電子メール
  • 電話
  • 計画外の割り込み
  • 代替活動：先延ばし…
  • その他のもの…
• 効果的な委譲
• アサーション（自己主張）：妥協を求め、効果的に「ノー」と言うことを学ぶ